Fin de service. Vous avez hâte de rentrer chez vous, mais il vous reste encore à faire votre inventaire de caisse. Passer à côté de cette vérification serait trop risqué. Et c’est normal.
Alors pourquoi ne pas faire de même avec vos matières premières?
Voilà le réflexe qui fait défaut aux restaurateurs avec un mauvais système de gestion. Contrôler et garder un registre précis des matières premières employées en cuisine.
Vous vous arrachez les cheveux quand vous constatez le surcoût des aliments dans votre bilan? Vous souffrez sûrement des pertes de matière première. Cet argent vous file entre les mains sans même comprendre pourquoi.
Ne perdez plus une seconde et mettez en place un système de gestion des matières premières dans votre restaurant. On vous explique comment.
Pourquoi contrôler les matières premières de mon restaurant?
Si les matières premières méritent que vous y consacriez toute votre attention, ce n’est pas pour rien... elles constituent l’un des principaux postes de dépenses de votre établissement, avec le personnel. Et il est en plus de nature variable, donc complexe à gérer et à contrôler.
Chaque jour, des aliments sortent de votre stock pour fabriquer les plats vendus à vos clients.
Mais quelle part de cette matière première finit vraiment dans l’assiette du client? Si vous avez de l’expérience en restauration vous êtes bien placé pour savoir que le gaspillage, les pertes liées à des erreurs d’élaboration, l’autoconsommation, les invitations, les retours... sont aussi le quotidien en cuisine. Et ajoutées bout à bout, toutes ces quantités peuvent aboutir à une perte d’argent suffisamment élevée pour déséquilibrer vos comptes.
Réussir à mieux comprendre où va cette nourriture vous permettra d’identifier les défaillances les plus importantes (hors des petites erreurs ponctuelles).
Cela va vous demander, vous et votre équipe, de changer vos habitudes. D’adopter une méthode rigoureuse pour enregistrer minutieusement chaque consommation de matière première. Cela va peut-être vous demander de manager différemment. Mais c’est la seule solution pour réduire les pertes. Et garantir l’avenir de votre activité.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : une bonne gestion des matières premières peut se traduire par des économies de 2 à 5% pour une entreprise avec un chiffre d’affaires de 1 millions d’euros par an.
Alors qu’attendez-vous? Sortez votre carnet et stylo, on vous indique la marche à suivre.
Par où je commence pour réduire les pertes d’aliments en cuisine?
Vous voilà convaincu de l’importance de mettre en place un système de gestion? Parfait. Tout l’art maintenant va être de comprendre ce que devient chaque aliment lorsqu’il quitte votre espace de stockage. Et pour cela, vous avez quelques concepts à vous approprier. Courage. Ça en vaut vraiment la peine.
Coût réel, coût théorique : reprenez le contrôle de vos chiffres
Les chiffres, bien maniés, sont vos amis. La gestion du point de vue de la consommation (et non des achats) aussi. Car c’est le seul indicateur qui vous donne une image réelle de ce qui se passe dans votre restaurant.
Réalisez un inventaire régulier afin de calculer ces deux indicateurs essentiels :
Consommation théorique = unités vendues x coût par ordonnance
Consommation réelle = (stock initial + achats) - stock final
Connaître le volume consommé est un très bon indicateur. Mais connaître le coût réel VS le coût théorique est encore mieux. Car il s’agit d’une valeur qui reflète les écarts en pourcentage.
Coût théorique = Consommation théorique / Ventes
Coût réel = Consommation réelle / Ventes
C’est ce calcul qui va vous révéler si l’écart entre la théorie et la réalité est trop important. C’est-à-dire, si vous souffrez des pertes et si celles-ci sont trop élevées. En regardant la réalité en face, vous saurez quand tirer la sonnette d’alarme.
La fiche technique recette
Prochaine étape, rationaliser votre processus en cuisine pour savoir exactement quelle quantité de nourriture est consommée dans l’élaboration des plats. La fiche technique de recette est là pour ça.
D’un côté vous rédigez une fiche technique avec tous les détails sur la recette : portions, quantités, élaboration, présentation...
De l’autre côté vous faites figurer la somme du coût de tous les produits utilisés dans la recette, ce qui vous permet de calculer le prix de revient du plat et la marge brute.
Faites en sorte que vos équipes se tiennent aux quantités indiquées dans la fiche recette et vous aurez les marges de bénéfices nécessaires au bon fonctionnement du restaurant.
Un fichier Excel est un bon moyen pour tenir et suivre vos fiches techniques. Mais pour plus de facilité, on parlera plus bas des solutions digitales pour la restauration qui incluent la gestion des fiches techniques.
L’inventaire
S’il y a une tâche dont vous avez sûrement horreur, c’est bien celle-ci. Et c’est en faisant des impasses là-dessus que vous perdez de l’argent.
Maintenant que vous êtes dans une optique de suivi de la consommation, l’inventaire devient votre meilleur allié. Il vous permet de “photographier” à l’instant T l’état de votre stock. En comparant le stock actuel au précédent, vous calculez la consommation réelle de la période et vous identifiez les sorties de produits injustifiées.
Un inventaire par semaine ou tous les 15 jours est un minimum pour garder un contrôle effectif de vos matières premières.
Et aujourd’hui les logiciels de gestion vous facilitent la tâche avec des inventaires digitaux, faciles et intuitifs.
Suivi et contrôle des pertes
À la fin de la journée, une certaine quantité d’aliments seront perdus : les restes laissés par vos clients, des élaborations brûlées, aliments en mauvais état...
Réalisez de manière périodique un inventaire de tout ce qui est jeté dans votre restaurant. Identifiez ces pertes par catégorie et provenance. Tenez l’exercice pendant une semaine. Cela va vous demander du temps et de la rigueur. Mais vous ne regretterez pas.
Car avec ces données en main, vous saurez ce qui cause les plus grosses pertes. Est-ce une mauvaise conservation des aliments ? Des portions trop grandes pour vos clients ? Des plats peu souvent commandés qui empêchent certains de vos aliments de s’écouler ?
Vous voilà devant une mine d’informations. À partir de là, prenez les mesures nécessaires pour vous attaquer au gaspillage et assurer la rentabilité de votre restaurant.
Impliquer les équipes
Soyons clairs. Contrôler la consommation des matières premières dans votre restaurant revient à regarder de près l’usage que vos employés en font. Ce changement entraînera sûrement des réticences.
Alors le succès de votre projet dépend de l’adhésion que vous réussirez à susciter chez vos équipes. Faites preuve de pédagogie : expliquez pourquoi cette méthode ne vise pas à leur rendre le travail plus pénible mais à assurer l’avenir du restaurant.
Commencez par désigner la personne directement responsable de la gestion des matières premières (souvent le chef de cuisine). Cette tâche va lui demander du temps, donc vous pouvez prévoir une incitation économique ou autre.
Digitalisez votre gestion pour stopper les pertes
Changer de méthode et adopter la logique de gestion n’est pas toujours facile. Cela prend du temps, de la constance et une certaine capacité à manier les chiffres.
Si vous êtes sur le point d’abandonner en vous disant que, finalement, vous arriverez à garder la tête hors de l’eau avec votre fonctionnement actuel, détrompez-vous. Ça ne sera pas le cas.
Mais aujourd’hui, le digital est plein d’opportunités. Les solutions mobiles et connectées développées pour la restauration sont ultra-performantes et faciles d’utilisation. Le marché est très développé. Alors pour pas vous perdre dans vos recherches, laissez-nous vous conseiller GStock.
Gstock : la solution de gestion qui rentabilise votre activité en 3 mois
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Mais Gstock va plus loin encore. Car cette solution prend le problème des pertes et du gaspillage à bras le corps : en identifiant et réduisant la rétraction et le gaspillage accidentel de produits finis ou semi-finis.
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